Hauptanwendungsfälle für Beglaubigungen sind die durch eine Urkundsperson abzugebende Bestätigung der Echtheit von Unterschriften sowie der Übereinstimmung einer Kopie oder eines Auszuges mit dem jeweiligen Originaldokument. Insbesondere im Verkehr mit Behörden und Ämtern sind solche Beglaubigungen immer wieder erforderlich. Bei für das Ausland bestimmten Dokumenten ist oftmals noch eine behördliche «Über-Beglaubigung» erforderlich, mit welcher die Beglaubigungsbefugnis der «erstinstanzlichen» Urkundsperson bestätigt wird. Diese sog. Apostille wird im Kanton Solothurn durch die solothurnische Staatskanzlei ausgestellt.
Die öffentliche Beurkundung wurde durch das Bundesrecht für die wichtigsten Urkunden des Rechtslebens vorgeschrieben. So namentlich für die Errichtung von Stiftungen, für Ehe- und Erbverträge, für die Gründung von juristischen Personen und für die Änderung von Statuten. Weiter ist die öffentliche Beurkundung neben der Handschriftlichkeit alternative Errichtungsform für Testamente und Vorsorgeaufträge. Nicht erwähnt sind hier jene Rechtsgeschäfte, die im Kanton Solothurn den Amtschreibereien vorbehalten und dem freien Notariat somit nicht zugänglich sind (insbesondere Grundstückgeschäfte).
Die Beurkundungspflicht verfolgt mehrere Ziele: Die getreue und unmissverständliche Wiedergabe des Parteiwillens, den Schutz der Parteien vor Übereilung und Übervorteilung und auch den Schutz Dritter, welche bei der Einsichtnahme in öffentliche Register (z.B. Grundbuch und Handelsregister) den dortigen Inhalten vertrauen. Diese Ziele werden dadurch erreicht, indem die Urkundsperson einerseits strengen Berufspflichten untersteht und andererseits das formelle Beurkundungsverfahren höchstpersönlich durchführen muss. Zu den Berufspflichten gehören die Rechtsbelehrung, das Unparteilichkeitsgebot, die Klarheitspflicht und die Wahrung des Berufsgeheimnisses. Der Einsatz der Urkundsperson trägt somit in hohem Masse zur Rechtssicherheit bei.
Sowohl für die Vornahme von Beglaubigungen wie auch für die Dokumentenvorbereitung und öffentliche Beurkundung verschiedener ein-, zwei- oder mehrseitiger Rechtsgeschäfte stehe ich gerne zur Verfügung.
Peter Jordi, öffentlicher Notar des Kantons Solothurn